(趣旨)

第1条　柳井地域広域水道企業団(以下「企業団」という。)文書の取扱いについては、法令等に別段の定めがあるものを除き、この規程の定めるところによる。

(文書処理の原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理されなければならない。

(定義)

第3条　この規程における用語の意義は、次のとおりとする。

(帳簿等の種類)

第4条　文書の取扱いに要する帳簿等の種類は、次のとおりとする。

(文書の処理)

第5条　企業団に到着した文書(主務課に直接到達したものを除く。)は、総務課において収受し、次により処理するものとする。

(主務課長による処理)

第6条　主務課長は、配布を受けた文書のうち軽易なもの等記載の必要がないと認める文書を除き、文書件名簿に記載のうえ、文書処理カードをはり付け、次により処理するものとする。

(文書の起案)

第7条　起案は、起案用紙を用い、次の要領によるものとする。ただし、定例又は軽易な事案については、当該文書の余白に処理案を記載又は文書処理カード若しくは付せん用紙を用いて処理することができる。

(文書の発信者名)

第8条　文書の発信者名は、企業長名を用いるものとする。ただし、軽易な文書には、企業団名、事務局長名又は主務課長名を用いることができる。

(文書の例式)

第9条　文書の例式は、別に定めるところによる。

(回議書)

第10条　回議書は柳井地域広域水道企業団事務専決規程(平成5年柳井地域広域水道企業団管理規程第6号)に定める区分により決裁を受けなければならない。

(原議の処理)

第11条　決裁を終えた回議書(以下「原議」という。)は、次の区分により処理する。

(文書の発送)

第12条　文書の発送は、原則として郵送で行う。

(整理編集)

第13条　完結文書及び秘密文書は、主務課長が整理編集する。

(完結文書)

第14条　完結文書は、すべて索引を付すものとする。ただし、3年保存以下のものは、これを省くことができる。

(文書の編集)

第15条　文書の編集は、会計年度又は暦年により区分する。ただし、これにより難いものについては、他の適当な区分により編集することができる。

(保存種別の記入)

第16条　編集した文書には、簿冊表紙の左上に保存の類別を記入する。

(保存期限)

第17条　文書の種類及び保存期限は、おおむね次のとおりとする。

第18条　文書の保存期限は、文書完結の翌年度から起算する。

(完結文書引継目録)

第18条の2　編集文書で常時使用の必要のない文書は、完結文書引継目録(別記様式)を付して総務課に引き継ぐものとする。

(文書の閲覧)

第19条　保存の文書を閲覧しようとする者は、総務課長の承認を得ることを要する。

(廃棄手続)

第20条　総務課長は、毎年1回保存期限の経過した文書を精査して廃棄の手続を行うものとする。

第21条　廃棄する文書で他見を避ける文書は焼却するものとする。